NGF deler integrasjonsprosjektet i tre faser:
1.    Valg av medlemssystem hos NIF.
2.    Onboarding (overføring av medlemsdata) og verifisering.
3.    Fakturering av medlemskontingent i godkjent system.

1. Valg av medlemssystem hos NIF
Alle golfklubbene har valgt medlemssystem, med unntak av fire relativt nystartede klubber uten bane (Nesna GK, Senja GK, Kalfhausen GK og Major Golfklubb Oslofjorden). Disse klubbene er uten bane og for at NGF skal kunne styre deres rettigheter til å administrere spilleretter, kreves det noen små endringer i GolfBox. Administrasjonen er i dialog med GolfBox om å få utført aktuelle endringer.

2. Onboarding og verifisering
Onboarding

• NGF og GolfBox har i ukene før og etter påske onboardet 164 golfklubber fra GolfBox database til NIFs database. Klubbene det gjelder hadde til sammen 147 861 medlemskap på onboardingstidspunktet.
• På grunn av trege svartider fra NIFs systemer/integrasjoner og det NGF opplever som lite villighet fra NIF til å gjøre tiltak for at vi skulle få overført medlemsdata for 147 000 medlemskap på en mest mulig effektiv måte, har NGFs administrasjon og GolfBox iverksatt noen tiltak. Se mer informasjon her
• Det gjenstår å onboarde åtte klubber. Disse klubbene er enten nystartende uten golfbane, har ikke besvart NGFs henvendelser, eller har ikke utført de oppgavene som kreves for å starte onboardingen. NGF vil følge opp klubbene det gjelder, slik at vi kan få onboardet dem så snart som mulig. Disse åtte klubbene har til sammen under 400 medlemmer.

Verifisering

• Pr. 7. mai er det 14 684 personer, eller 9,7 % av medlemsmassen i de onboardede klubbene, som ikke er verifisert hos NIF. Andelen ikke-verifiserte er lavere enn forventet. Det betyr at både dere som ledere og administratorer i golfklubbene har gjort en god jobb med å informere medlemmene deres, og at medlemmene selv har gjort sin del av jobben. Det er fint og bra jobbet av alle involverte.
• NGF og GolfBox har planlagt å sende ut tre purringer til medlemmer som ikke er verifisert. I hver purrerunde vil vi dele de ikke verifiserte i to grupper og sende ut purringen over to dager, med en gruppe pr. dag.  
  • Purring 1: 19. og 20. mai
  • Purring 2: 26. og 27. mai
  • Purring 3: 9. og 10. juni
  • Mer informasjon vil bli sendt til klubbene ca. en uke innen purreutsendelsen, slik at medlemmene det gjelder kan informeres. NGF vil se an verifiseringsgraden etter sommeren, med tanke på å iverksette flere purringer og/eller andre hensiktsmessige tiltak.
• «Send e-post med verifikasjonslenke» knappen i GolfBox ble aktivert mandag 4. mai.
• Når klubbene registrerer nye medlemmer i GolfBox, så vil informasjon iht. NIFs Forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister bli sendt til NIF. NIF vil så sjekke om medlemmet er verifisert og medlemmer som ikke tidligere er verifisert vil få tilsendt en verifikasjons e-post fra NIF. Det innebærer at det er viktig at klubbene utarbeider rutiner for å informere om og følge opp verifikasjon av nye medlemmer.
  
  

Fakturering av medlemskontingent i godkjent system
NIF har i vedtak på idrettsstyremøte utsatt fristen om registrering av kontingentinnbetaling fra minimum ett medlem pr. klubb, fra 1. mai til 1. oktober.

Pr. 7. mai er det registrert kontingentinnbetaling hos NIF fra minimum ett medlem, i 131 av NGFs medlemsklubber. NGF vil fortsette arbeidet med å få registrert klubbenes kontingentinnbetalinger, innen NIFs frist 1. oktober. Parallelt med dette vil vi jobbe med å få løst registering av kontingentinnbetaling fra alle medlemmer i våre medlemsklubber, innen fristen 31. desember. NGF vil ta direkte kontakt hvis det blir behov for nærmere dialog for å møte NIFs krav.

Mer informasjon om prosjektet kan finnes på NGFs nettsider